4 dicas para garantir a segurança de dados na sua contabilidade!

Ao lidar com documentos e informações de diversas empresas, as contabilidades têm em mãos dados importantíssimos, que devem ser armazenados com total segurança. Devido a isso, os escritórios de contabilidade enfrentam o desafio de garantir a segurança de dados, a fim de evitar a perda ou o vazamento de informações.

Atualmente, a maior parte dos documentos são armazenados em computadores ou dispositivos como cartões e tokens, o que economiza tempo e espaço. Entretanto, esses meios não garantem que os seus dados estão protegidos.

Afinal, eles estão sujeitos a falhas no sistema, além de possíveis invasões de hackers. Para minimizar esses riscos, é indispensável seguir algumas dicas.

Neste artigo, selecionamos alguns pontos que devem ser levados em conta para buscar a segurança de dados em empresas que trabalham com muitas informações. Veja abaixo:

Segurança de dados: o backup

O backup nada mais é do que a criação de uma cópia de segurança dos seus arquivos. Eles são armazenados em outro ambiente onde podem ser recuperados em caso de perda ou alteração dos dados originais.

Ou seja, as informações do seu computador serão copiadas para outro local, como a nuvem (como o caso de certificados digitais A1), ou para uma mídia física, como um pen drive – contanto que este seja armazenado num local seguro.

Dependendo do seu sistema operacional, você pode programar o backup para ser feito automaticamente em certos período. Assim as informações novas também estarão protegidas contra ataques ou percas de informações.

Importância do planejamento

Depois de decidir a melhor forma de armazenar os dados, é preciso planejar como a sua equipe vai trabalhar nisso.

Afinal, é importante que todos estejam cientes das normas de segurança e dos responsáveis por cada procedimento. Isso possibilita maior organização e trabalho mais eficiente. Além disso, diminui as chances de dados serem perdidos por falha humana.

Isso também atrai a confiança de clientes e investidores, que verão a seriedade com a qual seu escritório lida com as informações importantes e minimiza o risco de ter seus documentos violados.

Já ouviu falar da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados)? Sempre esteja antenado com as mudanças da legislação, inclusive com as que dizem respeito ao cuidado com dados pessoais armazenados em organizações.

Cuidado com e-mails

Um ponto importante que não pode ser deixado de fora no treinamento das equipes é a checagem de e-mails. Através deles, criminosos podem encontrar uma brecha na segurança do seu escritório, por isso é preciso ter cuidado ao acessar links que pareçam suspeitos.

Aliás, esses links podem vir em mensagens bem elaboradas, com o intuito de enganar o usuário e levá-lo a acessar o site.

Por isso, é essencial investir na proteção dos e-mails corporativos, pois podem ser alvos de constantes ataques, e no treinamento dos funcionários a respeito do seu uso. Nunca clique em links desconhecidos.

Segurança na nuvem

Como dito antes, a nuvem pode servir como backup para os seus dados. As informações são armazenados em um servidor remoto e acessados via Internet.

Ou seja, você pode encontrar informações a partir de qualquer dispositivo, a qualquer hora – contanto que tenha a chave de acesso – e compartilhá-las quando precisar.

Implantar novas tecnologias em uma empresa é muito importante na atualidade, tanto pela praticidade quanto produtividade. A transformaçção digital trás diversos benefícios.

Devido a essa praticidade, a plataforma Smart Online armazena todos os seus documentos fiscais em nuvem. Além de permitir que você faça a gestão desses dados em tempo real. Através do Smart, é possível emitir e receber notas, além de separá-las em pastas e extrair relatórios personalizados.

O que está esperando? Acesse o Smart Online e facilite a sua rotina fiscal!


Em conclusão, é preciso que todas as empresas se preocupem com a segurança de dados. Neste artigo te contamos algumas dicas sobre como melhorar o armazenamento de informações e evitar que problemas ligados à segurança aconteça. No blog da Online Applications temos mais textos informativos para você se atualizar!

Marketing

Criada em 2016, a equipe de marketing da Online Applications produz conteúdos para os blogs Onbusca e OnlineApp. A equipe é formada por Daniel Peres (coordenador), Gustavo Fernandes e Ruth Silva (design), Larissa Silva e Livia Silva (produção de conteúdo) e Giovanna Concon (análise de redes sociais).

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