Saiba como baixar o arquivo XML automaticamente.

Você sabe como baixar o seu arquivo XML automaticamente? Com os softwares de emissão fiscal hoje isso é possível. Saiba como.

Baixar o arquivo XML já faz parte do dia a dia dos analistas fiscais. Este tipo de arquivo deve ser obrigatoriamente armazenado por um período mínimo de 5 anos, pois caso a Receita necessite conferir algumas informações, o arquivo XML deve ser apresentado eletronicamente.

Portanto, algumas empresas têm o hábito de guardar o DANFe (documento auxiliar da nota fiscal eletrônica) achando que estão seguras. Mas saiba que não é bem assim, isso não é seguro.

O documento auxiliar da NF-e serve apenas para fazer o acompanhamento do frete, pois é nele que se encontra a chave de acesso para consultar o arquivo XML.

E pensando em solucionar as dúvidas de como baixar o arquivo XML de forma automática e segura, elaboramos algumas dicas para você seguir e fazer esse trâmite da melhor forma possível.
Vamos lá?
 

1. SEFAZ

 

É preciso, em primeiro lugar, conhecer o sistema da SEFAZ. Pois, assim como é possível fazer a consulta da NF-e na SEFAZ, também é possível baixar o arquivo XML através desse mesmo portal.

Para realizar o download, sua empresa deve entrar no portal da SEFAZ, fazer o login com a chave de acesso da nota fiscal e possuir um certificado digital cadastrado.

Durante o acesso, o portal irá solicitar que você digite um código de CAPTCHA (para comprovar que você não é um robô) e só assim você pode fazer o download. Mas vale ressaltar que na SEFAZ só é permitido fazer o download de nota por nota, o que torna esse processo bem mais demorado e menos eficiente.
 

2. Tenha em mãos a chave de acesso e o certificado digital

 

A chave de acesso é facilmente encontrada, pois fica localizada abaixo do código de barras da DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). E não se esqueça: só é possível utilizar o sistema de download do XML da SEFAZ quem tem um certificado digital, pois é o meio de autenticação das transações eletrônicas.

Jogo rápido: o que é certificado digital?


O certificado digital é a identificação eletrônica de uma pessoa física ou jurídica. Muito utilizado em documentos fiscais, como NF-es, CTes e etc, o certificado digital é extremamente importante, pois tem validade jurídica para autenticar as transações eletrônicas e atestar a veracidade das informações no caso de fiscalizações.

Então, fique atento: se algum aplicativo oferecer baixar o arquivo XML das suas notas sem o certificado digital, não confie. Muitos softwares utilizam arquivos XML falsos!
 

3. Automatização de XML

 

Com a automatização de download do arquivo XML de uma NF-e, CTE ou NFSe, sua empresa consegue ganhar agilidade nos processos fiscais. E para que isso seja possível, será necessário utilizar softwares de gestão fiscal eficientes, como o Onbusca Receba.

A plataforma Onbusca Receba faz o download automático do arquivo XML diretamente no ambiente produtivo da SEFAZ e você não precisa ter a chave de acesso para isso, basta do Certificado Digital A1 e pronto, suas notas já estarão disponíveis com validade jurídica e de forma segura.

Com apenas um clique, você pode ter tudo sobre suas notas em sua plataforma com os dados atualizados em tempo real. Assim, você consegue verificar quais notas foram corrigidas, quais foram canceladas. Diferente de quando você precisava verificar uma por uma no portal da SEFAZ.
 

 

4. Armazenamento de XMLs

 

Sabe-se que o governo exige do contribuinte e do destinatário da nota fiscal o controle absoluta sobre o armazenamento das suas notas. Entretanto, os órgãos tributários não oferecem nenhum tipo de solução para garantir a segurança dessas NF-es e CTes. O não armazenamento dos documentos fiscais pode resultar em penalidades, como em multas altíssimas que podem ultrapassar o valor de R$1.000,00 por XML de nota fiscal não apresentada no ato de uma fiscalização.
 

Assim, o contribuinte deve buscar formas para guardar esses documentos. E a forma mais segura atualmente, de longe, é através das plataformas em nuvem.
 

A solução Onbusca receba é uma plataforma baseada em nuvem. Então sua empresa pode receber automaticamente suas notas fiscais de compra e fazer o manifesto da sua participação como destinatário notificado oficialmente a SEFAZ sobre a sua participação no processo.
 

5. Relatórios de NF-es

 

Após fazer a consulta e o download do arquivo XML, você pode fazer relatórios para ajudar na gestão desses arquivos, como separar as notas recebidas e emitidas, assim você consegue entender o giro de estoque do seu cliente. Você pode elaborar esses relatórios através de planilhas do Excel, para ficar mais simples a exportação para os softwares de gestão fiscal.
 
Ficou com alguma dúvida? Fale com um dos nossos consultores!

Marketing

Criada em 2016, a equipe de marketing da Online Applications produz conteúdos para os blogs Onbusca e OnlineApp. A equipe é formada por Daniel Peres (coordenador), Gustavo Fernandes e Ruth Silva (design), Larrisa Silva e Livia Silva (produção de conteúdo) e Nathalia Andrade (análise de dados).

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