Rotina de trabalho: otimize o dia a dia da sua empresa

Investir na otimização de processos é determinante para que uma empresa aumente sua produtividade, e desta forma, tenha melhorias em sua eficiência no mercado.

Em primeiro lugar, otimizar é criar métodos mais eficazes para melhorar o rendimento, e dessa forma possibilitar que o objetivo esperado seja alcançado.

Entretanto, alcançar a otimização de rotina e processos é um grande desafio, além de envolver todo o núcleo empresarial.

Ou seja, focar somente em áreas como, produção ou vendas, de forma independente não basta. É necessário organizar e otimizar os processos da empresa como um todo. Afinal, entre os ponteiros de um relógio e as pilhas, há uma série de engrenagens que não podem ser ignoradas.

Horas a mais em um dia que já tem 24h seria providencial, afinal poderíamos realizar mais atividades. Mas, como é impossível tornar esse sonho realidade, a solução é identificar dentro das atividades executadas as rotinas ou processos. Atividades que se repetem com uma finalidade, objetivo/produto.

Quando identificamos um processo, podemos otimizá-lo. Eliminando falhas, tarefas desnecessárias, estabelecendo padronizações e fluxos adequados.

Uma empresa que têm seu processo bem alinhado, consegue manter seu foco nos objetivos propostos, melhorar seu resultado e se destacar no mercado.

Podemos aplicar este conceito a uma pessoa, equipe ou empresa. Para começar, é importante observar e realizar anotações sobre o estudo do processo. Falar com cada pessoa que integre este “fluxo”, saber das peculiaridades do seu trabalho, só o escopo não serve.

Sugestões de aplicação:
  • Comece pelo fim

Numa empresa há vários processos, e estes processos podem estar interligados entre si. Para encontra-los é mais fácil começar pelo resultado: produto e/ou meta(objetivo).

  • Conheça todas as tarefas e seus respectivos fluxos

Conhecer os passos de todas as tarefas, começo, meio e fim é essencial, pois tudo está interligado e uma depende da outra. Por isso, saiba identificar seu fluxo de tarefas.

  • Identifique as etapas e desenhe o processo como ele é

Após mapear as tarefas e fluxos, desenhe seu processo tal qual ele se apresenta hoje, ou seja, com tudo que ele utiliza para funcionar: pessoal, equipamento, suprimento.

Lembre-se de levar em consideraçao não só o tempo de execução das demandas, mas também os deslocamentos, tudo conta para que um bom processo funcione.

  • Saiba como ajustar seu plano de ação

Tenha em mente (ou num papel, quanto mais pudermos visualizar, melhor) o mundo ideal. Com tudo que é NECESSÁRIO para o seu melhor.

Agora seremos simplistas, pois esta descrição demandaria um segundo post. Compare os dois “mapas” e identifique as diferenças. Quanto maior a proximidade do “processo ideal” melhor. Claro que sempre há barreiras físico-financeiras, faça o que puder no momento, nada de “dar um passo maior que a perna”. Após o ajuste, não se esqueça de comunicar aos envolvidos as mudanças.

Dica 01: Se tratando de fluxo, a ordem dos fatores altera o produto!

Exemplo:

O objetivo: Tomar café na empresa no início da manhã

O que sabemos sobre tema:

  1. Fazer café
  2. Como fazer café?
  3. Água quente colocada sobre o pó e pronto. CAFÉ!

O que fazemos:

  1. Equipamento: cafeteira.
  2. Processo: Enchemos o recipiente de água, filtro, pó, ligamos.
  3. Problemas: Dez pessoas não conseguem tomar café no horário previsto, e, esperam para tomar. Ou seja, atrasam o horário de início das funções.

Mundo ideal:

  1. Equipamentos: cafeteira.
  2. Precesso: Enchemos o recipiente de água, filtro, pó, ligamos.
  3. Demanda 20 pessoas = 25 cafés (margem de segurança)

A comparação e melhor adequação (para o momento)

  1. Equipamento? Sim
  2. Atinge a demanda? Não adianta, uma cafeira capaz de fazer cinco cafés e dez pessoas para tomar no mesmo horário.
  3. Caso não seja possível adquirir outra, insira no processo, dois turnos para tomar café.
  4. Lembre de contabilizar o tempo de preparo, entre um turno e outro.
Dica 02: Quando tudo está igual por um período muito longo, é hora de verificar o plano.

Ficou com dúvidas sobre como começar? Nós te ajudamos! Baixe nosso infográfico completo e coloque em prática nossas dicas.

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