O ciclo da NF-e: Do cadastro ao armazenamento

Para muitos, saber como fazer a emissão de uma NF-e é considerado o item único e que concentra toda a atenção quando o assunto é documentação fiscal. Entretanto, o ciclo da nota fiscal se inicia muito antes da emissão.

Preparamos uma ordem cronológica detalhada de casa fase da NF-e, tudo isso para auxiliar você, que tem uma empresa iniciante nesse processo ou que apesar da experiência, deseja entender mais sobre o funcionamento desse documento tão importante para sua empresa.

A Nota Fiscal


A NF-e tem como função registrar a operação de faturamento/venda de produtos, assim como documentar o recolhimento de impostos, por isso a obrigatoriedade, sem a emissão pode-se ocorrer a sonegação de impostos.
Além disso, a emissão da NF-e traz diversos benefícios, tais como: redução de custos, aumento da confiabilidade dos documentos fiscais, agilidade na fiscalização, maior controle fiscal, redução da possibilidade de erro, facilidade de acesso as notas já emitidas e menor preocupação com o armazenamento desses documentos.

Cadastro



O primeiro passo de uma empresa que irá iniciar o processo de emissão de notas é realizar o cadastro para que ela possa operar de acordo com as normas vigentes:

1. Identifique o tipo de nota que a empresa irá emitir com a sua contabilidade;

2. Verifique o cadastro da empresa junto a Secretaria da Fazenda do Estado onde a empresa está localizada;

3. Adquira um certificado digital , esse documento equivale a assinatura digital da empresa emitente e somente com ela o documento fiscal tem validade jurídica;

4. Escolha um software emissor de notas, como o Onbusca!

Emissão


O processo de emissão se inicia com a venda de um produto, após coletar todos os dados da operação e do destinatário, basta colocá-los em um software emissor de notas, o mesmo irá gerar o documento que em seguida será enviado a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para conferência de dados e aprovação.

Qual a função da Secretaria da Fazenda?


A SEFAZ é um órgão público e estadual responsável por arrecadar tributos (impostos) de empresas que vendem mercadorias.
A principal função dela quanto a emissão de notas é receber os dados, conferi-los e atribuir a elas um status, sendo eles:

Rejeitada: Quando há um valor incorreto na nota, ela é enviada novamente ao emitente para que o mesmo possa corrigir os dados;

Denegada: Ocorre quando os servidores da SEFAZ identificam algo errado com o emitente ou destinatário, o que impede o prosseguimento da NF-e, nesse caso ela não pode ser corrigida, mas deve ser registrada e armazenada da mesma maneira;

Autorizada: É a partir desse status que o DANFE é impresso e a nota pode prosseguir para a próxima etapa.

A função do destinatário


Quando um documento é emitido contra o CNPJ/CPF do destinatário, para evitar possíveis ocorrências de fraudes, a participação ativa do mesmo é muito importante e necessária para o prosseguimento da operação. Sendo assim, a Manifestação do Destinatário ocorre da seguinte forma:

Ciência da operação: Após a autorização da nota fiscal, o destinatário recebe uma notificação e toma conhecimento da nota emitida contra ele através de ferramentas conectadas online junto a SEFAZ, a partir daí, o destinatário pode registrar os demais eventos que confirmam ou não sua participação no processo de compra, sendo que, para alguns seguimentos do mercado, registrar sua participação já é obrigatório e gradativamente todos os segmentos serão obrigados a reconhecer sua participação.

Além da Ciência da Operação, o destinatário pode também registrar outros eventos:

Confirmação da Operação: Após a confirmação, o fornecedor não conseguirá mais cancelar a nota fiscal;

Desconhecimento da Operação: Ocorre quando a operação não foi solicitada pelo destinatário, ou seja, seu CNPJ foi utilizado indevidamente;

Operação não realizada: Esse evento ocorre quando o destinatário solicitou, mas a operação não foi realizada.

Outras operações



Além dos principais eventos citados acima, há a possibilidade de realizar outras operações sob a nota fiscal eletrônica, veja:

Cancelamento: Após a autorização da nota pela Secretaria da Fazenda, nenhum dado pode ser alterado, o que pode ocorrer é o cancelamento da nota, e assim a emissão de uma nova. Entretanto, esse evento só é possível nas seguintes situações: dentro do prazo de 24 horas da emissão e sem a confirmação do destinatário.

Conhecimento de transporte vinculado: É o documento que registra a operação de transporte do produto registrado na nota e facilita a fiscalização durante o percurso;

Registro de passagem: Esse documento registra a circulação de mercadorias, mais precisamente que o transporte passou por uma barreira fiscal e que a nota está impossibilitada de cancelamento;

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) Vinculado: Esse documento visa registrar as notas fiscais em trânsito e é obrigatório apenas para empresas que prestam serviço de transporte em operações interestaduais com mais de uma NF-e ou CT-e.

Armazenamento


Essa é a última etapa do ciclo da NF-e e uma das mais importantes, o armazenamento do arquivo digital da NF-e é obrigatório tanto ao emitente quanto ao destinatário.
A legislação estabelece que durante o prazo de 5 anos as notas devem ser armazenadas devido a possibilidade de fiscalização, a ausência das mesmas pode ocasionar multas por cada unidade.
O emitente e destinatário contribuintes devem armazenar o arquivo XML, e em casos onde o destinatário não é contribuinte, fica estabelecido como obrigatoriedade apenas o armazenamento do DANFE da operação.

Quer saber a diferença entre DANFE e XML e como armazená-los? Clique aqui!

Após conhecer todas as fases do ciclo e saber da importância de cada uma, que tal conhecer uma empresa que pode ajudar você em todas as fases?

O Onbusca auxilia você desde o cadastro, emissão de documentos fiscais e armazenamento, e ainda agiliza todos os processos da sua empresa!

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www.onbusca.com

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Marketing

Criada em 2016, a equipe de marketing da Online Applications produz conteúdos para os blogs Onbusca e OnlineApp. A equipe é formada por Daniel Peres (coordenador), Gustavo Fernandes e Ruth Silva (design), Larrisa Silva e Livia Silva (produção de conteúdo) e Nathalia Andrade (análise de dados).

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