OnBusca NF-e de Entrada a NF-e do Hoteleiro

NF-e do hoteleiro o que é?

Entenda o que é NF-e do hoteleiro.


Mitos e verdades do departamento fiscal hoteleiro

O departamento fiscal é uma área responsável por gerar várias informações capazes de agregar valor ao setor da hotelaria.

Porém, existem alguns mitos que devem ser esclarecidos acerca desse setor a fim de esclarecer os principais pontos dessa área que é capaz de gerar informações importantes para melhor a gestão do seu hotel.

1 mito: A área fiscal só serve para cumprir prazos e exigências

No Brasil, nós temos o sistema chamado SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), e esse sistema exige que seja enviado no layout estabelecido, prazos e exigências corretas, porém, se o envio não for feito de acordo com o órgão o seu hotel estará sujeito à multas e encargos, gerando impactos para o seu negócio.

Ou seja, prazos e exigências que são atendidos pelo departamento fiscal são parte de uma boa gestão com ferramentas capazes de auxiliar a área a ser mais eficiente.

2 mito: A área fiscal só encontra erros

Todos os hotéis do Brasil são responsáveis hoje pela emissão de milhares de documentos, incluindo a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) e a NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica), caso haja um campo de preenchimento de forma errada, a mesma nota não é validada pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda) e será rejeitada, tornando o seu faturamento comprometido, gerando impacto financeiro para o seu hotel.

Ainda se a área fiscal não enquadrar os NCM (Nomenclatura Comum Mercosul) de forma correta, sua nota fiscal poderá ser aprovada diante da SEFAZ, e embora hajam emissões, essas não estarão funcionando de forma correta, o que poderá levar à um passivo fiscal, devido à qualquer informação errada na nota fiscal.

Por isso é muito importante que a área fiscal tenha um controle rígido do Compliance Fiscal, para que esta seja uma setor de auditoria e prevenção.

3 mito: A área fiscal não agrega valor ao hotel

Não olhe para a área fiscal apenas como um departamento que serve apenas para atender às obrigações do Governo.

Esse setor é responsável por agregar informações de notas fiscais de entrada e saída, juntamente com dados dos fornecedores, e o volume de informações geradas pode ser aproveitada pela área comercial do seu hotel, por exemplo, para o aproveitamento através de indicadores comerciais, aproveitamento de benefícios e incentivos fiscais (verifique com o seu departamento fiscal quais benefícios podem ser gerados a partir das escriturações fiscais).

Tenha visibilidade das suas informações fiscais com ferramentas capazes de fornecer os dados principais.


Compliance Fiscal

Compliance é um verbo em inglês que significa “to compliance”, que significa estar em conformidade com algo.

O compliance pode ser divido em duas partes: o compliance gerencial e o legal.

Compliance gerencial envolve as normas e a governança.

Já o compliance legal envolve as leis que regem o seu negócio, ou seja, o seu contexto de atuação externo, no seu caso, o setor de hotelaria.


Risco compliance

O Risco Compliance é gerado através da não observação, que leva a sanções legais, perda financeira e impacto na imagem da sua empresa.

O importante de observar as novas e observá-las é para evitar os três principais pontos do Risco Compliance.

Um exemplo de impacto no ramo da hotelaria, é o descarte de material orgânico e reciclável.

O monitoramento das regras e envio de relatórios periódicos relacionados à normas, que possam prejudicar o meio ambiente, por exemplo, se não houver o descarte lixo correto, com relatórios de descarte, lugar adequado e divisão de orgânicos e recicláveis, para que haja a contribuição do meio ambiente, pode gerar sanções legais, perda financeira e/ou impacto na imagem.

Entenda como funciona uma matriz de Compliance Fiscal


Foco na qualidade

A área fiscal tem um papel importante que é atender todas as exigências do fisco, que muitas vezes consiste em refazer o que ocorreu de maneira errada, neste caso é importante ter ferramentas que te auxiliem nesse processo de reformulação e verificação, pois a falta de informações para compor as obrigações é responsável por drenar um tempo precioso e tira o foco de coisas importantes.

Cada empresa possui um nível de hierarquia para uma pirâmide de compliance, mas o importante é verificar quais níveis existem no seu hotel, para que sejam criados procedimentos, e se ainda não houverem, para que se criem meios de auditoria, que irão verificar a qualidade dos procedimentos.

Dicas importantes no Compliance Hoteleiro

  1. A Nota Fiscal com crédito indevido, não deixe de creditar o seu ICMS para não obter prejuízos fiscais em seu hotel.
  2. O CFOP inserido de maneira incorreta pode gerar incômodo ao efetuar uma nota de entrada, ocasionando perda de tempo.
  3. NCM do item errado, causando maior ou menor tributação poderá impactar no pagamento equivocado de impostos.
  4. NCM não existem poderá cancelar a sua nota fiscal.
  1. Obrigações acessórias? Sim ou não?

No Sistema Tributário Brasileiros há duas divisões.

Na divisão principal ocorre o pagamento dos tributos, e a segunda parte está relacionada às obrigações acessórias, ou seja, a parte burocrática, das informações que se deve gerar e enviar para o FISCO, inclusive, há um calendário fiscal, com datas fixadas de todas as obrigações que eu devo enviar para a SEFAZ.

Todas as obrigações deverão ser enviadas de acordo com o Calendário da SEFAZ e o não envio poderá acarretar em multas e encargos para o seu hotel.

Não se atente apenas aos dados, mas também ao layout, se você possui um setor de TI, verifique com o departamento onde as obrigações constam e faça a inserção das mesmas nos padrões exigidas pela SEFAZ, a parte fiscal compreende as regras e o setor de TI insere no padrão correto da norma.

Esteja sempre atento, pois rejeições geram retrabalho.

Tenha ferramentas capazes de gerar informações seguras, de maneira rápida e validada!

 

  1. Definindo um fluxo de trabalho

Definir um fluxo de trabalho completo e bem detalhado é a parte principal para o departamento fiscal, que não se aplica apenas à área fiscal, mas também a todos os setores da empresa.

Se preocupar na qualidade do serviço que é entregue é verificar a qualidade, porém em alguns casos é possível efetuar alguns processos com menor tempo e energia, entregando um processo ainda mais qualificado.

É importante definir alguns itens acerca do seu processo: tempo, eficiência e indicadores.

A partir da definição é possível indicar tempo, se esse processo é eficiente e quais indicadores eu irei utilizar.

Defina! Verifique o seu mapa mental ou organograma quais as atividades você tem para entregar e quais delas envolvem outros departamentos do hotel, ou seja, os macroprocessos, como por exemplo, lançar notas fiscais, que se trata de um processo do seu departamento, porém que envolve outras atividades ou sub processos (receber as notas, validar as notas ou digitar/lançar as notas).

A definição faz parte de um processo de verificação dos indicadores, como por exemplo, quanto tempo eu demoro para validar as notas? Quantas notas por dias eu valido?

É necessário que eu tenha um sistema para me auxiliar?

É possível otimizar o seu dia a dia através de ferramentas adequadas, desde o ato de reunir informações, tanto no ato de definição de processo quanto no monitoramento de indicadores.

  1. Fluxo de trabalho, como criar o meu?

Também conhecido como rotina diária, é um desenho que é feito para que toda e qualquer atividade que é realizada seja tenha um passo a passo, facilitando a visualização de tempo e energia gasto para cada atividade, auxilia na identificação e otimização do fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho ainda permite estabelecer alertas na rotina, para automatizar alguns processos e muitos processos podem sofrer automatização.

A partir de macro processos é possível definir as atividades e a partir de então o fluxograma de trabalho é criado, a fim de mostrar passo a passo a atividade que deve ser executado.

Dica 1: não crie fluxo de processos para todas as atividades do seu setor, pois é importante automatizar processos, bem como processos simples, que não requerem complexidade.

Dica 2: Utilize mapas mentais para o seu planejamento inicial, pois você poderá reunir as principais ideias e pontos de tensão, a partir do seu mapa mental irá surgir o seu fluxograma.

Dica 3: Automatize todos os processos que você puder, pois algumas tarefas do dia a dia fiscal podem evitar até mesmo multas e encargos.

  1. Indicadores são 99,9% da sua segurança fiscal hoteleira

Como saber que o meu fluxo de trabalho foi criado corretamente ou está gerando resultados?

Para isso é necessário que você, hoteleiro, crie alguns indicadores que te ajudem a medir se alguns processos estão funcionando de acordo com os parâmetros desejados.

Primeiramente um indicador deverá identificar e analisar o desempenho de um projeto em específico, em segundo lugar, saber quais as causas do desempenho, sejam elas boas ou ruins.

Através dos indicadores eu consigo acompanhar o desempenho, acompanhar metas, definir metas, o que não seria diferente na área fiscal, pois irão auxiliá-lo a otimizar os seus processos, seja alguns indicadores do seu setor:

  1. Quantidade de notas canceladas e/ou com carta de correção, por exemplo, quais fornecedores cancelam mais notas, e como evitar?
  2. NCM das Notas Fiscais de Entrada, por exemplo, ranking de quantos NCM encontram-se errados para poder trabalhar no cadastro dos seus produtos.
  3. Ticket médio, quantidade do produto vendido x valor, sendo interessante aspecto para fornecer a outros departamentos.

Indicadores ideais são capazes de medir a função do processo, sendo confiáveis, relativos à índices, comparáveis com outros aspectos e de baixo custo adicional, que geralmente podem ser verificados através da automatização de processos.

  1. A importância dos documentos fiscais na hotelaria

Antigamente os documentos fiscais, ou seja, as notas fiscais eram feitas manualmente ou através de impressoras matriz e seu armazenamento era mais conhecido como o “arquivo morto” no qual caixas e caixas de talões identificados eram armazenadas pelo período previsto pela Lei.

Porém, quando o acesso à uma nota era necessário, todo o processo era muito lento.

Atualmente, esse processo tornou-se automatizado com os adventos da Nota Fiscal Eletrônica, a NF-e, esse cenário se alterou.

A emissão é feita imediatamente e autorizada na SEFAZ, sendo que já é possível que fornecedores enviem e recebam notas, ainda de acordo com a SINIEF 07/05 determina que tanto remetente quanto destinatário devem armazenar suas notas fiscais pelo período de 5 anos e ano corrente da negociação.

Porém, hoje em dia é possível nota que nem todas as empresas que dão a atenção necessária ao armazenamento do arquivo, pelo menos não tanto quanto era dada ao arquivo físico.

Sendo assim, é importante ter uma plataforma capaz de gerir os documentos fiscais do seu hotel, garantindo que a sua empresa não seja pega de surpresa por multas e encargos, caso você não tenha um arquivo solicitado pelo FISCO.

  1. O fiscal chegou no seu hotel, e agora?

Como que eu devo proceder no caso de uma fiscalização no meu hotel?

O tema é de fundamental importância e extrema relevância, pois em tempos de crise, o Governo Brasileiro precisa equilibrar suas receitas e despesas, e o único meio do Governo efetuar arrecadações é através dos impostos que são cobrados, que acabam sendo apurados com as fiscalizações para elevar o montante arrecadado.

É importante que você recepcione o fiscal de maneira tranquila, alocando em ambiente agradável, em quanto você irá primeiramente verificar a credencial do FISCO para checar se a fiscalização procede, decorrente do município, do Estado ou do Governo Federal.

Essa checagem é padrão e o fiscal está habituado ao procedimento, vendo com bons olhos a seriedade do seu hotel.

Após se certificar de que o fiscal é agente autorizado, o fiscal irá solicitar à você o Livro Modelo 6, que funciona como a Carteira Profissional (CTPS), no qual possuirá todas as informações relativas à sua empresa.

Na página de Ocorrências o FISCO irá lançar o Termo de Abertura de Fiscalização, sendo esse Termo necessário para que seja efetuada a requisição de determinados documentos.

O Termos de Abertura de Fiscalização poderá ter duas características: o fiscal está em seu hotel para fiscalizá-lo ou a presença do FISCO é decorrente de fiscalização anterior aos seus fornecedores.

Ou seja, você não necessariamente irá receber o fiscal apenas para verificar o seu hotel, mas decorrente de uma fiscalização de um fornecedor, por exemplo.

Esteja atento às informações solicitadas pelo fiscal, forneça apenas os documentos referentes ao período solicitado.

Seja pelo período de 5 anos (máximo previsto e permitido por Lei) ou mês e determinadas notas fiscais.

Ao concluir a verificação do(s) período(s) solicitado(s) o fisco irá lavrar o Termo de Encerramento de Fiscalização informando que não houve irregularidades ou irá apresentar o AIM (Auto de Infrações e Multas), que normalmente é seguido de um prazo para que o seu hotel se enquadre nas normas ou recorrer à decisão.

Caso você opte por recorrer à decisão tomada pelo fiscal, você terá um período para reunir os documentos necessários para revogar a decisão do FISCO e justificar a irregularidade encontrada no ato de fiscalização.

 

  1. OnBusca NF-e de Entrada a NF-e do hoteleiro

As suas informações são monitoradas e estão seguras?

A segurança e a centralização das informações digitais para que possamos ter acesso fácil e rápido, com todos os dados seguros, sem nenhuma alteração.

Para isso, é importante que você o seu hotel tenha ferramentas capazes de auxiliar o dia a dia fiscal como o OnBusca NF-e de Entrada a NF-e do hoteleiro.

Você sabia que a cada 12 segundos ocorre uma tentativa de fraude contra CNPJ no Brasil?

É de extrema importância o monitoramento do seu CNPJ, para que você possa acompanhar se não houve o uso indevido do seu CNPJ, pois com o seu Cadastro Nacional pode ser feito com o intuito de obtenção de créditos em Instituições Financeiras, mais conhecida como a Antecipação de Recebíveis, no qual é feita a emissão de uma série notas a fim de receber créditos, sendo considerada uma ação fraudulenta.

Também poderem ocorrer compras efetuadas por terceiros, o que é muito comum, sendo efetuado um cadastro com o seu CNPJ e ter compras efetuadas via boleto, e quando ocorre a verificação você verifica que o seu Cadastro sofreu uma fraude de uso.

Mas como me prevenir?

Prevenção é tudo e começa pelo monitoramento, que pode ser efetuado com o OnBusca NF-e de Entrada e NF-e do hoteleiro, permitindo que você acompanhe todas as notas fiscais de entrada que são emitidas contra o seu CNPJ, que poderão ainda ser baixadas e verificadas através do nosso painel online.

Acompanhe diariamente as suas notas fiscais, insira essa tarefa no seu dia a dia e na sua rotina de trabalho para garantir uma empresa saudável. Caso você identifique erros ou notas fiscais que não foram emitidos por você e seu hotel.

Entenda melhor quais os benefícios do OnBusca NF-e de Entrada a NF-e do hoteleiro com o evento da Manifestação do Destinatário!

Os nossos cases de sucesso declaram 3 importantes pontos que declaram o OnBusca NF-e de Entrada e NF-e do hoteleiro como a melhor solução para auxiliar os seus processos fiscais:

  1. Organização: a organização das operações é dada em nível completo a todos os departamentos da sua empresa. A padronização das notas fiscais de entrada auxiliar os departamentos do seu hotel a ter conhecimento da NF-e. Ao receber uma nota fiscal, o departamento contábil ou financeiro já identifica o documento e já informa aos setores dependentes, que a nota já se encontra disponível, evitando transtornos e facilitando as operações multi níveis.
  1. Padronização das operações: a organização concilia a padronização nas operações do seu hotel, uma vez que os processos ganham padrão do começo ao fim, e todos os setores saem beneficiados com uma solução que vai além da parte fiscal hoteleira, mas também auxilia os demais departamentos como compras, vendas, A&E, entre outros.
  1. Controle: o controle das notas fiscais que são emitidas contra o CNPJ do seu hotel permite que todo o setor hoteleiro esteja controlado a partir de um sistema completo de verificação, ampliar seus resultados e utilizar uma solução que vai além do seu departamento é cuidar não apenas do seu departamento, mas de todo o seu hotel.


Manifestação do Destinatário

No final de 2012 foi estabelecida a Manifestação do destinatário, um conjunto de eventos que tem o objetivo de trazer mais segurança nas operações fiscais das empresas, evitando o uso indevido do CNPJ e I.E. do cliente para acobertar ações fraudulentas.

Além disso proporciona segurança jurídica no uso do crédito fiscal correspondente, pois uma nota não poderá ser cancelada pelo seu emitente, após confirmação.

Como o próprio nome sugere, permite que o destinatário da NF-e possa se manifestar, confirmando ou não a sua participação comercial envolvendo seu CNPJ.

A Manifestação do destinatário é realizada por meio de 4 eventos fiscais, sendo o selecionado, enviado direta e automaticamente ao SEFAZ:

  1. Ciência da operação

Através deste evento, é declarada ciência sobre uma operação relacionada ao seu CNPJ.

É importante frisar: significa apenas que o destinatário sabe que há uma nota fiscal eletrônica envolvendo seu CNPJ, e nada mais do que isso.

Tanto é, que após um certo período – normalmente de 6 meses, mas é necessário verificar em seu domicílio tributário -, todas as operações classificadas com “ciência da operação” deverão obrigatoriamente ser substituídas por um dos outros 3 eventos.

  1. Desconhecimento da operação

É utilizado para informar ao Fisco que desconhece determinada operação destinada ao seu CNPJ. Se constatada a validez da operação após o registro deste evento, a manifestação pode ser alterada para “Operação não realizada” ou “Confirmação da operação”.

  1. Operação não realizada

Permite ao destinatário registrar que a operação não foi realizada, inclusive com texto complementar justificando esta informação e além disso, indica que não foi emitida uma Nota Fiscal de devolução.

Deve ser utilizado em casos de recusa de recebimento de mercadoria e outros motivos definidos pelo Fisco.

  1. Confirmação da operação

Este evento confirma a operação e recebimento da mercadoria por parte do destinatário e pode ser usado quando houver devolução total ou parcial das mercadorias com emissão de Nota fiscal de devolução.

Após manifestação deste evento, o emitente fica impedido de cancelar a NF-e.

É muito comum, por exemplo, que o destinatário desconheça uma operação que havia confirmado a princípio ou confirmar uma operação que havia desconhecido anteriormente, por isso, é permitido que o destinatário envie vários eventos diferentes de “confirmação da operação”, “desconhecimento da operação” ou “operação não realizada”, que apenas o último será considerado.

É importante lembrar que o não cumprimento desta obrigação implica em considerar a Nota Fiscal eletrônica como inidônea e a penalidade para a empresa que não cumprir a legislação, corresponde à multa de 5% do valor da operação ou prestação de serviço descrita na NF-e.

Além de evitar operações fraudulentas relacionadas ao seu CNPJ, a ausência da Manifestação do destinatário pode trazer altos prejuízos para a empresa, provê algumas outras vantagens, como:

  • Melhor visibilidade de suas Notas Fiscais eletrônicas de entrada;
  • Possibilidade de fazer o download de XML mesmo que o fornecedor não o tenha enviado;
  • Certeza por parte do fornecedor, de que seu cliente recebeu o documento fiscal e está ciente disso;
  • Impedimento de cancelamentos indevidos por parte do emitente – o que gera problemas de imposto;
  • Isenção de problemas fiscais resultantes de operações fraudulentas;
  • Eliminação da assinatura do canhoto impresso da DANFE.

Com OnBusca NF-e de Entrada e NF-e do hoteleiro você pode ir mais além! Conheça nossos bônus e vantagens!

  1. 1º bônus: Receba alertas via e-mail de notas fiscais de entrada canceladas pelo seu fornecedor.
  2. 2º bônus: Receba a movimentação de entrada em Excel para conferência da sua escrituração.
  3. 3º bônus: Ganhe um usuário com login e senha para o seu contador.
  4. 4º bônus: Receba relatórios de NCM e organize seu cadastro de produtos.
  5. 5º bônus: Receba relatórios de impostos para acompanhamento prévio da sua tributação.


Tecnologia da Informação x Setor Fiscal

O setor Fiscal e o setor de Tecnologia da Informação devem caminhar juntos para um melhor desempenho do seu hotel. Sistema automatizados veem para facilitar o nosso dia a dia, como fluxo de trabalho, ferramentas para organizar o nosso dia a dia, bem como a plataforma OnBusca NF-e de Entrada e NF-e do hoteleiro.

A Tecnologia da Informação deverá ser bem utilizada, ter alguém que interprete as informações em dados, como você fiscal, que irá transformar todos os dados fornecidos em informações relevantes e que agreguem valor irá depender de você.

O principal objetivo da entrada da Tecnologia no setor fiscal tem tido foco em oferecer facilidade, facilitar as suas operações, seus custos, otimizando dia após dia o fluxo de arquivos XML.

Receber todas as notas emitidas contra o seu CNPJ e tê-las armazenadas em lugar seguro, no período exigido por Lei traz comodidade e tranquilidade para que você possa focar nas tarefas que exigem sua total atenção.

Visualizar sua DANFE, por exemplo, pode ser um benefício não apenas para o setor fiscal, mas também para o seu setor de compras, que pode verificar uma nota fiscal antes de tomar qualquer medida.

Sistemas online que garantam conforto e segurança é o que ferramentas que aliam o setor fiscal com a TI, como o OnBusca NF-e de Entrada e NF-e do hoteleiro, a plataforma essencial para você, fiscal hoteleiro!

Além de auxiliá-lo no processo armazenamento, monitoramento e alertas, o OnBusca NF-e de Entrada conta ainda com diversas funcionalidades que podem ajudá-lo a vender ainda mais!

Com OnBusca você poderá ainda investir na publicidade e propaganda da sua empresa sem custo algum! Divulgar é fácil e totalmente gratuito! Com OnBusca NF-e de Entrada e NF-e do hoteleiro você pode:

  • Divulgar seus produtos em nossa rede de pesquisa gratuitamente, basta efetuar seu cadastro com login e senha;
  • Catálogo Mobile de Produtos divulgados em sua Página do Fornecedor (disponível para Apple Store e em breve para Play Store) FAÇA JÁ O SEU DOWNLOAD!
  • Ter anúncios patrocinados com OnBusca Ads para divulgar seus produtos e serviços em um ecossistema exclusivamente brasileiro.

Conciliar sistemas que facilitem o dia a dia da sua empresa e ainda possuem uma proposta para elevar o seu marketing digital é a melhor escolha para o seu negócio.

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Marketing

Criada em 2016, a equipe de marketing da Online Applications produz conteúdos para os blogs Onbusca e OnlineApp. A equipe é formada por Daniel Peres (coordenador), Gustavo Fernandes e Ruth Silva (design), Larissa Silva e Livia Silva (produção de conteúdo) e Nathalia Andrade (análise de dados).

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