Por que investir no gerenciamento de arquivos XML?

Gerenciamento xml

O arquivo XML tem como propósito principal facilitar o compartilhamento de informações  através da internet, organizando dados de forma hierárquica e, por este motivo, é utilizado nas Notas Fiscais Eletrônicas, que substituem o modelo impresso, mas que ainda assim como as anteriores, devem ser mantidas arquivadas por um período de 5 anos, para que, caso solicitadas pelo FISCO, sejam apresentadas à administração tributária.

A Nota Fiscal Eletrônica, mais comumente conhecida como NF-e, foi criada pelo Governo, a fim de substituir o uso do papel. O mais objetivo do documento digital, é que o mesmo arquivo poderá ser armazenado eletronicamente, e é por isso que a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) obtém o controle e registro da circulação de mercadorias para que seus devidos tributos sejam cobrados.

Além disso, a validade da NF-e é garantida através de um método simples, a assinatura digital do responsável pela emissão e pela recepção do documento eletrônico pelo FISCO, antes mesmo da implicação de tributação.

Sendo assim, a Secretaria da Fazenda passa a monitorar todas as etapas do processo de circulação de mercadorias, o que proporciona maior segurança e rapidez ao processo que anteriormente era efetuado de maneira mais lenta.

Fique Atento

Mas é importante estar atento, se você emite NF-e, algumas obrigações acessórias são dadas à você. Nesse artigo, nós iremos falar da importância em armazenar de maneira segura o seu arquivo XML pelo período obrigatório de 5 anos, conforme dito anteriormente.

Ao invés de investir em sistemas de gerenciamento XML, muitas empresas optam por fazer backups periodicamente para garantir o armazenamento de suas NF-e, mas poucas sabem é que além de não ser um método seguro, esta não é a única exigência imposta ao emitente, deve-se garantir, também, a entrega do arquivo aos demais envolvidos na operação, bem como validar a integridade do conteúdo e a autenticidade da nota junto a SEFAZ.

Exigencias e Penalidades

Mas o que acontece caso as exigências não sejam cumpridas?

Segundo a SEFAZ, esses processos ficam sob total responsabilidade do contribuinte, que em caso de perda ou sinistro, deverá arcar com a multa, que pode variar de acordo com o valor da nota correspondente.

A NF-e é um documento digital, o arquivo XML, e esse deverá ser assinado digitalmente e passa a contar com sua respectiva autorização de uso. Para o arquivamento, todo o processo deverá ser preservado, bem como sua transmissão.

Investir em um sistema de arquivos XML é garantir a segurança jurídica e fiscal no gerenciamento de suas NF-e, além de automatizar os processos e aumentar a produtividade de sua empresa.

Por exemplo, no caso de perda ou extravio, a SEFAZ não se responsabiliza pela recuperação de quaisquer documentos fiscais, sendo assim, vale a pena o investimento em um bom back up e uma pasta para armazenamento digital dos seus arquivos XML, que acompanhe online e monitore todos os seus arquivos.

Armazenamento Seguro

Caso você possua a Chave de Acesso da sua nota fiscal, existem três forma de você baixá-la através do Portal da NF-e, porém se ela estiver armazenada de maneira segura através do OnBusca, você poderá recuperá-la e consultá-la sempre que quiser.

 As empresas que enxergam os sistemas de gerenciamento para tais arquivos como uma ferramenta fundamental para rendimento e a lucratividade de seus negócios, não precisam se preocupar com imprevistos que muitas vezes não dependem apenas de suas partes, como por exemplo o uso indevido do CNPJ, emitidos em notas que podem ser canceladas dentro do prazo de 7 dias, colocando ambas as envolvidas em situação irregular.

Esperar que eventualidades como essas ocorram, para que medidas sejam tomadas pode sair muito mais caro do que estar ciente, e se preparar para evitá-las.

Interpretar como um gasto ou investimento fica a critério de cada empresa, mas assegurar-se de que todos os processos são executados perfeitamente, e eliminar futuras preocupações que demandariam tempo é, definitivamente, a chave para o sucesso.

Se você efetua a emissão de Nota Fiscal Eletrônica e tem dúvidas sobre como administrá-la de forma correta, bem como o armazenamento seguro dos seus arquivos XML, consulte-nos!

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Marketing

Criada em 2016, a equipe de marketing da Online Applications produz conteúdos para os blogs Onbusca e OnlineApp. A equipe é formada por Daniel Peres (coordenador), Gustavo Fernandes e Ruth Silva (design), Larrisa Silva e Livia Silva (produção de conteúdo) e Nathalia Andrade (análise de dados).

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