Erros comuns na emissão de NF-e (e como evitar multas).

Você já teve problemas ao tentar emitir uma NF-e? Muitas empresas cometem alguns erros na emissão de documentos fiscais. Saiba quais são os erros mais comuns e como evitar multas!

Emitir uma nota fiscal eletrônica, apesar de já fazer parte do cotidiano da maioria das empresas, pode não ser uma tarefa tão simples. Todo mundo está sujeito a sofrer com erros ao emitir documentos fiscais, mas com os avanços da tecnologia hoje é possível modernizar esses processos e torna-los mais assertivos, utilizando soluções fiscais automatizadas capazes de identificar e reparar erros mais facilmente.

No artigo de hoje, vamos abordar quais são os erros mais cometidos pelas empresas ao emitir uma NF-e e o que elas devem fazer para evitar multas com esses problemas.

Antes de tudo, vamos relembrar um pouco…
 

Para que serve a nota fiscal eletrônica?

 
A NF-e (nota fiscal eletrônica) faz parte do projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), instituído através de um decreto de 2007.
 
É um documento eletrônico que visa facilitar a vida do contribuinte tornando o processo de emissão mais rápido e padronizado, além de gerar economias substituindo o método antigo de emitir NF-es em papel.
 

Principais erros ao emitir uma NF-e

 

Não armazenar os arquivos XMLs

 
Quando uma transação comercial é finalizada, muitas vezes ambas as partes (comprador e vendedor) não espera que nada de errado aconteça após isso e acabam não dando importância para o armazenamento do arquivo XML.
 
Porém, as multas para as empresas que não armazenam seus documentos fiscais podem ultrapassar o valor de R$1.000,00 a cada documento perdido ou arquivo XML não apresentado nas fiscalizações. Um valor bem alto, não é mesmo?
 

Não armazenar as NF-es

 
Cuidado: armazenar todas as notas fiscais é uma obrigação! Para as organizações, o ato de não armazenar as notas fiscais é uma situação ainda mais grave, pois de acordo com a legislação brasileira todas as notas fiscais emitidas devem ser armazenadas por um período mínimo de 5 anos.

Como já citado no tópico anterior, caso ocorra uma fiscalização na companhia e os arquivos forem devidamente apresentados, o valor da multa pode ser maior que R$1.000,00 por documento extraviado.

Mas com as Soluções Fiscais da Online Applications, você consegue consultar e armazenar todos os seus documentos fiscais automaticamente através de um software inteligente. Saiba como podemos ajudar sua empresa!

Erros ao emitir NF-e
 

Nota fiscal denegada

 
Uma nota fiscal denegada pode ter duas causas aparentes, saiba como detectá-los:
 
Código 1 – O código 1 significa problemas entre a empresa emissora ou a destinatária com a Sefaz (Secretaria da Fazenda).
 
Código 2 – O código 2 refere-se aos erros cadastrais dos dados da empresa. Neste caso, a correção deve ser feita pelo cliente para emitir notas fiscais corretamente.
 

Rejeição na emissão de notas fiscais

 
A rejeição da emissão de NF-e é causada pelo “erro 508”. Esse erro pode acontecer principalmente com as empresas que estão emitindo nota fiscal pela primeira vez, mas é facilmente resolvido.
 
O erro acontece quando o CNPJ informado é nulo ou utilizado somente em atividades no exterior. Para corrigir este problema, basta conferir o cadastro da companhia e buscar por soluções que refaçam a nota.
 

Não organizar ou proteger os documentos fiscais arquivados

 
Manter os documentos fiscais arquivados é fundamental, pois caso você precise procurar alguma nota fiscal específica de alguns anos atrás, se as suas notas não estiverem em pastas organizadas por data e nome dificilmente você irá conseguir encontrar o documento – ou irá perder muito tempo fazendo isso.

Mas muito além disso, guardar esses arquivos em pastas no computador não é seguro, já que eles ficam muito vulneráveis em casos de ataques cibernéticos ou até mesmo falhas no computador.

O ideal é armazenar todos os documentos fiscais em uma solução na nuvem, como as Soluções Fiscais da Online Applications, pois é a opção mais segura que existe atualmente no mercado.
 

Depender totalmente do fornecedor

 
Um grande erro cometido é depender totalmente do seu fornecedor para receber seus arquivos XMLs por e-mail. Lembre-se que existe a possibilidade de o fornecedor esquecer de enviar este arquivo para você, e se sua empresa não receber a nota você irá perder um documento fiscal extremamente importante.
 

Com as soluções fiscais da Applications, sua empresa consegue capturar e monitorar suas notas fiscais diretamente da Sefaz no momento exato da emissão. Com isso, sua empresa garante que todos os documentos serão devidamente validados, além de evitar fraudes contra o seu CNPJ.
 

Erros na nota fiscal eletrônica já é algo comum e pode acabar gerando problemas que impedem sua empresa de emitir suas NF-es. Mas através de softwares inteligentes das Soluções Fiscais Online, sua empresa consegue automatizar processos, reduzir erros e ganhar agilidade. Não perca tempo emitindo notas manualmente, use tecnologias inovadoras para otimizar tempo.

Fale com o nosso consultor e saiba como trabalhar com ferramentas inteligentes no seu negócio.

Marketing

Criada em 2016, a equipe de marketing da Online Applications produz conteúdos para os blogs Onbusca e OnlineApp. A equipe é formada por Daniel Peres (coordenador), Gustavo Fernandes e Ruth Silva (design), Larrisa Silva e Livia Silva (produção de conteúdo) e Nathalia Andrade (análise de dados).

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