Qual o dever da contabilidade com o armazenamento do XML?

Já falamos muito sobre o armazenamento de documentos fiscais, ou melhor, dos arquivos XML que comprovam operações de venda, compra, transporte de mercadorias e prestação de serviços.

Vamos recapitular a informação instituída pela décima Cláusula do Ajuste SINIEF 07/2005 : “O emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.

Caso as empresas não guardem os devidos arquivos estarão passíveis de autuações que podem ultrapassar R$1000,00 por documento perdido, pois a fiscalização vai exigir o arquivo.

O prazo para guardar o arquivo XML é de 5 anos de calendário fechado mais o ano corrente.”

Quer entender a importância do armazenamento?
Clique aqui -> Qual a importância de armazenar os arquivos XML em NUVEM? e saiba mais!

Conforme consta na Cláusula, a obrigatoriedade de armazenamento fica fadada apenas ao emitente e contribuinte.

Entretanto, a contabilidade que se responsabiliza pela regulamentação da empresa tem um papel fundamental nesse processo.

A obrigação da contabilidade com o armazenamento


Segundo o Art. 39º do Decreto 5.844: “Os balanços, demonstrações da conta de lucros e perdas, extratos, discriminações contas ou lançamentos e quaisquer outros documentos de contabilidade, deverão ser assinados por atuários, peritos-contadores, ou guarda-livros legalmente registados, com indicação do número do respectivo registro.

§ 1º Esses profissionais, dentro do âmbito de sua atuação e no que se referir à parte técnica, serão responsabilizados, juntamente com os contribuintes, por qualquer falsidade dos documentos que assinarem e pelas irregularidades de escrituração praticadas no sentido de fraudar o imposto de renda.”

Ou seja, o profissional de contabilidade não tem obrigação de armazenar os documentos de seus clientes.

Mas assegurar que sigam os parâmetros estabelecidos para elaboração dos documentos e que os dados estejam corretos.

Entretanto, mesmo sem guardar os documentos, o contador deve recebê-los para compor os registros feitos mensalmente sobre as transações realizadas na empresa.

É comum então que o profissional acabe armazenando os arquivos para possíveis ocorrências ou consultas.

Gestão manual x Gestão virtual


É comum que contabilidades que fazem esse armazenamento realizem todo o processo manualmente, com a impressão do DANFE e armazenamento em pastas.

É importante lembrar que o DANFE é apenas um documento auxiliar e não possui valor fiscal.

Realizar download e armazená-lo não regulamenta operações!


Em caso de dúvidas sobre o DANFE acesse o Portal NF-e -> Clicando aqui!

Procedimentos manuais ocasionam falhas nos processos, ressaltando ainda o fato de que as contabilidades lidam com inúmeros documentos de diversas empresas.

Portanto, a solução é o armazenamento de documentos em NUVEM.

Sabemos que mesmo sendo mais seguro, a organização torna-se mais complexa, quando não automática.

Por isso, o Onbusca Smart resolveu dar uma mãozinha e te mostrar que dá para descomplicar! 😉

Como garantir uma boa gestão dos documentos, seja você, contador ou contribuinte



Não importa se você é contador ou contribuinte, o Onbusca Smart pensou em vocês dois!

Criamos um ambiente acessível para ambas as partes, em que nosso sistema captura todas as notas emitidas contra o CNPJ, armazena pelo período legal, e sabe o melhor? Por um precinho que cabe em seu bolso.

É bom para você, que se preocupa em não perder o prazo  ou esquecer de enviar os documentos ao final do mês para o contador, que não precisará mais cobrar o envio.

O escritório de contabilidade ainda pode ter um ambiente com todos os CNPJs de seus clientes e fazer a gestão deles em um único lugar.

Que tal parar de perder tempo e correr riscos?

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www.onbusca.com

Marketing

Criada em 2016, a equipe de marketing da Online Applications produz conteúdos para os blogs Onbusca e OnlineApp. A equipe é formada por Daniel Peres (coordenador), Gustavo Fernandes e Ruth Silva (design), Larissa Silva e Livia Silva (produção de conteúdo) e Nathalia Andrade (análise de dados).

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